O QUE O MAPEAMENTO DE PROCESSOS PODE FAZER PELA SUA EMPRESA?

Já se foi o tempo em que uma empresa, para obter destaque entre os concorrentes, necessitasse apenas de um ótimo produto. Hoje, possuir um controle eficiente sobre os processos internos, é de extrema importância para obter um diferencial.

Diante disso, com o objetivo de:

Garantir a qualidade do serviço;
Conferir simplicidade e agilidade às tarefas cotidianas;
Eliminar atividades desnecessárias;
Identificar pontos de melhoria para redução de gastos;
Redução de erros operacionais(Afinal, tendo amplo domínio sobre os processos, a tomada de decisão é muito facilitada).

O Mapeamento de processos tornou-se peça fundamental e indispensável em qualquer organização. Mas como mapear e adequar os processos dentro da minha empresa?

Uma coisa é fato: é possível.

Para ter o controle de processos bem definido é importante que empresa passe por uma análise, onde os processos serão estabelecidos, padronizados e acompanhados através de indicadores de qualidade e produtividade. Os resultados finais são recompensadores.
Auxiliando essa análise são utilizadas ferramentas como o PDCA(Planejar, Executar, Agir, Verificar) e a elaboração de fluxogramas, com o intuito de localizar exatamente onde estão os gargalos dos procedimentos operacionais. Para assim, estruturar um plano de ação visando o fluxo correto dos processos.

Mas afinal, O que acontece acontece quando não há um bom mapeamento e controle de processos? Muito provavelmente o que acontece quando não há esse controle: Sem um bom mapeamento, a gestão se torna complicada e muitas vezes os funcionários ficarão sem tarefas definidas, além da perda de tempo com atividades ineficientes, gerando perda na qualidade do serviço e prejuízo para a empresa.

Segundo dados da Serasa Experian, em 2017, nasceram 1.733.061 de microempreendedores no país. Ao mesmo tempo, estudos estatísticos do SEBRAE apontam que aproximadamente 25% das microempresas registradas no CNPJ fecham antes de completar 2 anos no mercado. Tais dados são resultado da baixa produtividade apresentada pelas empresas, gerada pela ausência da padronização dos processos e desenvolvimento da equipe.

Qual a importância de se ter processos padronizados? Quais as vantagens de possuir funções bem definidas por setor ou por processos? Tais fatores influenciam na produtividade da empresa? Como eliminar o tempo ocioso? Essas são algumas das dúvidas apresentadas por microempresas que não apresentam processos e funções bem definidas e acabam tendo sua produtividade prejudicada.

Fatores comuns nessas microempresas são problemas de comunicação interna e falta de conhecimento dos processos. Existem gargalos na interface entre os setores que afetam diretamente nos resultados da empresa, gerando conflitos entre os funcionários. O desconhecimento dos processos impede sua correta execução e gestão, afetando a qualidade do produto final.

Outros problemas comuns são desperdícios e improdutividade. Uma vez que os processos não são organizados e bem definidos, o retrabalho torna-se algo constante, acarretando em desperdícios dentro da empresa. A partir da gestão e organização dos processos, desperdícios são evitados e tempos ociosos são eliminados. Permite-se dessa forma uma otimização na eficiência da empresa e consequente aumento de sua produtividade.

Pode-se concluir, levando em consideração os pontos discutidos, que é de extrema importância a padronização dos processos dentro de uma empresa, estando diretamente relacionado à produtividade e a eficiência da mesma. O conhecimento dos procedimentos e sua devida organização podem levar a empresa a obter seus melhores resultados e reduzir seus custos. Para saber como eliminar essas falhas e impulsionar seus resultados, clique aqui.

De acordo com dados do SEBRAE, aproximadamente 70% das micro e pequenas empresas do Brasil fecham suas portas com menos de cinco anos de funcionamento, sendo grande parte deste número ligado à má administração financeira da empresa. A falta do domínio das finanças e a falta de orçamento, ou planejamento, adequados são algumas das principais causas.

Para o administrador da pequena empresa, que não possui uma grande linha de crédito ou poder de barganha com seus fornecedores, é essencial sempre ter o controle de tudo que acontece em seus domínios para não cair nas armadilhas citadas.

O ‘inimigo número 1’ do pequeno empresário é o desconhecimento acerca de seus custos, despesas e seu faturamento. Para a resolução deste problema, o primeiro passo se dá pelo controle de todas a entradas e saídas no caixa da empresa, que pode ser feito por meio de planilhas de Excel ou de algum outro software de gestão.

Com o controle financeiro sendo realizado a administração da empresa já pode ser feita de forma mais previsível, já que existe um domínio sob as finanças. Mas, apenas este controle não é suficiente para o desenvolvimento do comércio.

Outro passo que pode ser tomado, então, é identificar a lucratividade e a participação dos produtos no faturamento. Dados que são obtidos através dos relatórios gerenciais, oriundos do controle financeiro, podem dar um direcionamento ao administrador a respeito de seu portfólio e ajudam a entender de onde vem a receita da empresa.

Com as supracitadas informações em mãos, o administrador, para impulsionar ainda mais seu potencial, deve fazer um planejamento financeiro. Com este orçamento, contendo previsões a respeito das receitas (prováveis) e as despesas (tanto as fixas quanto as variáveis), é possível ter mais segurança para o futuro e, também, pode apresentar novas oportunidades, antes ‘invisíveis’.

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