Padronizar, identificar melhorias, ser mais eficiente e competitivo no mercado são pontos que muitas micros e médias empresas buscam alcançar para alavancar resultados. Tais aspectos compõe o Mapeamento de processos.
O mapeamento de processos tem como finalidade alcançar esses objetivos citados, identificando as atividades que fazem parte de um processo e tornando visual por meio da representação utilizando fluxogramas.
Outros aspectos de grande valia estão relacionados a um mapeamento bem feito e estruturado, que geram maior produtividade nas empresas, como a padronização e otimização das tarefas.
Durante o período remoto, muitas organizações sofrem em gerar tais fatores, uma vez que as cobranças e o controle das obrigações se tornam mais difíceis devido ao distanciamento social.
Mapeando processos e gerando resultados
Para um primeiro momento é necessário definir quais processos precisam ser mapeados.
Em muitos casos, não é preciso mapear todos de uma vez, pois demanda tempo e recurso, logo foque nos que realmente vão trazer resultados.
Um método muito eficaz de saber qual priorizar é a utilização da matriz GUT.
Com ela é possível ordená-los por importância, utilizando critérios de gravidade, urgência e tendência.
Definido o seguimento a ser trabalhado, é preciso, então, o entendimento de como o sistema funciona na prática, com todos os detalhes possíveis, onde começa/termina, bem como quais são as entradas (insumos) e saídas (produto final e resultado).
Vale ressaltar que toda a criação do fluxograma é feita por meio de programas que facilitam a visualização e percepção de todo o fluxo de trabalho. Bizagi e BonitaSoft são exemplos clássicos de ferramentas usuais.
Para que a construção do mapa seja mais assertiva e evite retrabalho, envolva pessoas que vivenciam tal função no dia a dia, já que são as que conhecem cada aspecto do seu setor e de sua função.
Além disso, esse trabalho em conjunto pode gerar um sentimento de dono em cada membro, visto que ele pode entender como seu trabalho impacta nos resultados finais da organização e ter maior proximidade com os outros departamentos.
O que fazer após criar o fluxograma?
Após a criação do fluxograma, valide cada elemento presente com os colaboradores e gestores de cada área, a fim de concluir que tudo faz sentido e está de acordo com a conjuntura do seu negócio.
Com o mapeamento pronto, é possível começar as análises de possíveis melhorias e otimizações. Lembre-se: considere a experiência do consumidor. Isso pode trazer ideias interessantes para melhorias no processo.
Com tudo pronto, agora é a hora de entender os resultados do mapeamento e se realmente ele está gerando impactos positivos.
Uma ótima maneira para expor isso é através da criação de indicadores de performance, que mostram como está o andamento de todo o processo, por meio de metas traçadas e de seu acompanhamento, que permitem saber se o rendimento da empresa está de acordo com o esperado.
Impactos de um Mapeamento de processos eficaz
Com a empresa mapeada, vários são os problemas que costumam ser suprimidos. Muitos desses estão interferindo negativamente algumas instituições durante a quarentena.
O período remoto tem sido um momento de grande dificuldade para certos lugares e a ideia de se realizar um mapeamento de processos é uma das melhores formas de enfrentar isso, tendo como os benefícios de um mapeamento eficaz:
1 – Redução de custos
2 – Aumento da produtividade
3 – Resolução de problemas
4 – Padronização
5 – Rapidez e eficiência
6 – Organização
7 – Entre outros
Você sabe se sua empresa possui os processos bem definidos?
Se você respondeu não, saiba agora quais são os desafios enfrentados por empresas com processos mal definidos e veja se seu negócio se encontra em alguma dessas situações.
Autor: Luiz Gustavo (Linkedin)
