No mundo, existem diversas formas de se administrar um negócio, seja ele um pequeno bar, um restaurante ou uma grande indústria produtora. Apesar de atuarem em diversos segmentos todos os negócios convergem em um desejo em comum, o aumento da produtividade, além da economia de tempo e recursos.
Você deve estar se perguntando o que é 5W2H e como essa sigla conseguirá auxiliar na gestão do seu negócio. Não parece, mas é justamente a simplicidade desse método que garante sua incrível popularidade e extrema eficiência prática.
Afinal, o que é o 5W2H?
A metodologia do 5W2H nada mais é que um checklist de atividades, que deve ser desenvolvido com o máximo de clareza possível, esse acrônimo corresponde as inicias das sete diretrizes que norteiam a ferramenta 5W2H.
Conforme informações do instituto empreendedor Endeavor, o (What) corresponde ao que deve ser feito? (Why) Por que deve ser implementado? (Who) Quem é o responsável pela ação? (Where) Onde será executado? (When) Quando deve ser implementado? (How) Como será feito/como será conduzido? E (How much) sendo o quanto vai custar a implementação?
Pensar e responder esses questionamentos torna possível que as decisões sejam tomadas de maneira muito mais assertiva e embasada, pois estes, são elementos imprescindíveis que orientam a implementação de qualquer plano de ação. Com essas respostas a execução do seu projeto ficará muito mais simples e eficaz.
Como aplicar o método no mundo real
O primeiro passo para a aplicação do método é identificar algum processo ou setor dentro da sua empresa que necessita de melhoria, o que é muito fácil não é mesmo? Afinal, tudo pode ser aprimorado. E não se deixe enganar, esse método também pode ser aplicado na vida pessoal onde mostra resultados extremamente eficazes.
Imagine um pequeno restaurante que está passando por dificuldades financeiras, no qual há sempre reclamações de que a comida vem fria e demora muito. Isso se dá, pois a cozinha está localizada no andar de cima e o garçom, que atende no andar de baixo, não tem como saber quando os pedidos ficam prontos.
Nesse caso, nosso plano de ação 5W2H será a implementação de uma impressora térmica de nota fiscal na cozinha, para lançar pedidos que serão enviados e impressos instantaneamente para cozinha. Ao identificar esse problema e pensar no plano de ação completamos o primeiro passo da ferramenta 5W2H ( WHAT).
Depois dele, devemos justificar quais os objetivos dessa implantação estar sendo executada. Justifica-se o plano de ação pois há a necessidade de melhorar o atendimento, de entregar uma comida quente e num período de tempo menor, para não fazer o cliente esperar e sair do vermelho(WHY).
Na terceira etapa definimos quem serão os responsáveis pela execução, no nosso exemplo essa pessoa será a dona do restaurante que deverá liberar a verba para fazer a compra e instalação da impressora (WHO).
Na quarta etapa necessita-se de identificar o local onde o plano de ação vai ser executado, que será na cozinha do restaurante japonês e no andar de baixo onde o garçom atende as mesas (WHERE). Depois, definimos o cronograma, ou seja, quando ocorrerá o procedimento, no nosso caso irei estabelecer a meta para daqui a 15 dias úteis(WHEN).
Em seguida vamos explicitar como serão executados os procedimentos a fim de atingir nosso objetivo. No caso, haverá a compra da impressora de nota fiscal, seguindo por sua instalação e depois o treinamento da equipe para a utilização do novo modelo de lançamento de pedidos (HOW).
Por fim determinamos o custo total do procedimento, há e necessidade de uma máquina no primeiro andar e outra na cozinha, logo se o custo médio da impressora é R$130,00 o custo de implantação será por volta de R$260,00 (HOW MUCH).
De forma simples e rápida conseguimos definir todas as inerências que o plano de ação demanda. Agora, fazer a gestão de processos, o planejamento e execução de inovações ficou bem mais rápido e simples, concorda?
Dica: Registrar seu planejamento é o ideal para a boa execução do plano de ação, existem diversas planilhas 5W2H disponíveis para baixar online!
Para saber mais aplicações e dicas de como o método 5W2H pode facilitar a sua vida como empreendedor, visite nosso site.
Autor: Beatriz Viana Borges – Gerente de Marketing
Linkedin: Beatriz Borges https://www.linkedin.com/in/beatriz-borges-357004197/
