Impactos do mapeamento no seu negócio
Agora que você viu as dificuldades geradas pela falta de uma estrutura organizacional bem definida, é hora de entender a melhor forma de mapear os seus processos administrativos.
Segundo um estudo realizado pelo SEBRAE, a melhor forma de cortar gastos e aumentar a lucratividade de uma empresa é aumentando a sua capacidade de produção, visando otimizar o tempo gasto pelos processos, eliminando os gargalos.
A solução para problemas causados por uma gestão ineficiente dos processos produtivos está intimamente ligada a falta de técnicas de mapeamento, análise e redesenho de processos.
Uma análise do fluxograma dos processos permite o entendimento da organização, identificando e otimizando suas potências e corrigindo possíveis fragilidades.
Como fazer o mapeamento dos meus processos?
O primeiro passo, é realizar uma avaliação do desempenho atual e, para isso, é utilizada uma ferramenta chamada AS-IS. Ela é essencial para conhecer e entender a fundo os processos, definindo o seu tipo, a área de abrangência, quem o executa e de que forma.
Uma das técnicas mais usadas neste mapeamento, 5W1H, são as iniciais em inglês das palavras: What (O que?), Where (Onde?), Who (Quem?), When (Quando?), Why (Por que?) e How (Como?).
A partir das especificidades do processo, cria-se um questionário com perguntas iniciadas com essas palavras para saber quais processos estão mal definidos, visando identificar possíveis gargalos, além de problemas na otimização do tempo e comunicação entre setores.
Junto a isso, utiliza-se outra ferramenta, chamada SIPOC, onde é feita uma análise para identificar todas as variáveis envolvidas dentro do processo, buscando entender todas as suas necessidades e falhas.
O mapeamento é feito em um software, onde é possível realizar um fluxograma dos processos, organizando-os de uma maneira mais visual, facilitando a identificação de pontos de melhorias.
Após identificar os gargalos, utilizamos o Diagrama de Ishikawa, que é uma ferramenta que auxilia na procura da causa principal de um problema. Dessa forma, podemos atuar na causa raiz, eliminando aquele gargalo.
Se todos enxergarem como essas melhorias no processo vão afetar seu trabalho, a satisfação de seus clientes, a produtividade e rentabilidade, o entusiasmo contagiará o clima organizacional.
Por isso, considerar as pessoas envolvidas e certificar que todos entendam suas funções no projeto é de extrema importância para a comunicação entre os setores.
Agora é a hora do redesenho de processos
É neste momento que é possível virar o jogo! É feito um novo fluxograma dos processos, já com os gargalos antes analisados eliminados e organizando os processos para que funcione tudo da melhor forma.
Porém, para evitar que os mesmos problemas voltem a surgir, é necessário a padronização dos processos. Um texto publicado pelo sócio da empresa de consultoria Falconi, retrata a importância da padronização.
A padronização é necessária para que os processos ocorram sempre da mesma forma, da melhor maneira possível, garantindo a qualidade do processo e atendendo às necessidades do seu cliente.
Uma maneira de garantir a padronização, é realizando a criação de POP’s. É um documento chamado de Procedimento Operacional Padrão, onde nele é escrito todas as tarefas que devem ser realizadas para a execução daquele processo e também, como realizá-las e os materiais necessários para isso.
Como medir a eficiência das mudanças
Por último, para realizar a checagem e controle do processo aplicado a curto, médio e longo prazo, é feita a criação de indicadores de desempenho, que monitoram a qualidade e a produtividade. Dessa forma, o empreendedor consegue medir a eficiência dos processos realizados em sua empresa.
As organizações mais potentes compreendem que elas entregam valor ao cliente através da execução dos seus processos de negócio, e que seus resultados estão intimamente ligados a esse desempenho e a otimização do tempo.
Usar o redesenho de processos de forma a ter domínio sobre os procedimentos adotados pela empresa, resultará em mais clareza, produtividade, redução significativa de gastos e maior satisfação de clientes e colaboradores.
Autor: Leonardo Arantes Machado – Diretor de Projetos
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