Como começar o Mapeamento e Redesenho de Processos
O mapeamento e redesenho de processos funciona como um raio-x da situação atual e um acompanhamento processual: como é realizado, quem são os responsáveis, quais são as maiores dificuldades, fragilidades e suas oportunidades de melhoria.
Inicialmente, é feita a imersão na empresa, com o objetivo de conhecer o funcionamento do empreendimento, de seus setores e de como é feita a gestão do tempo internamente.
Como fazer o mapeamento?
Com esse conhecimento aprofundado, é realizado um mapeamento da empresa total. Todos os processos são registrados, bem como o tempo de realização de todas as atividades.
Com isso, conseguimos observar onde temos oportunidades de melhoria, afim de aumentar a produtividade, automatizar tarefas, otimizar os resultados do negócio, auxiliar na tomada de decisões e etc. Por isso, é fundamental que os processos estejam coerentes com toda a estrutura empresarial.
Portanto, é realizado um mapeamento através de softwares extremamente ferazes, ou seja, ricos em informações e produtividade, que montam fluxogramas que facilitam a visualização da situação atual do negócio.
Vale ressaltar que todos as etapas do processo são repassadas para o responsável do projeto, para que haja validação do que já foi feito e do que ainda será realizado.
A concepção do mapeamento começa com o time revisando todo o trabalho efetuado, encontrando os problemas a serem resolvidos, a inovação a ser efetuada e os critérios e metas estabelecidos para o redesenho.
Começando o Redesenho
Após o mapeamento pronto, partimos para o redesenho dos processos, que é entendido como a melhoria através da reestruturação dos fluxos de trabalho. Aqui, é a forma como os processos deverão funcionar no futuro, incorporando melhorias identificadas ao longo do mapeamento de processos, somadas às melhores práticas do mercado.
Sendo assim, redesenho de processos é uma importante iniciativa de mudança que busca melhorias de grande magnitude na produtividade, tempo de ciclo e qualidade.
Após a elaboração do mapa dos novos processos, a equipe estabelece todas as recomendações inerentes a implementação e redige os fluxos e descrições para que todos tenham acesso à nova organização, que chamamos de Procedimento Organizacional Padrão. Ele tem o objetivo de padronizar as etapas, melhorar a comunicação entre as áreas e evitas falhas em processos.
Indicador de produtividade: o que é e qual sua importância
Quase ao fim do projeto, a equipe faz indicadores de produtividade, que são ferramentas aplicadas frequentemente na gestão de negócios, com o intuito de avaliar o rendimento e a eficiência dos processos nas empresas.
Basicamente, eles servem para mensurar a quantidade de recursos que as empresas utilizam para gerar um determinado produto ou serviço.
Com eles, é possível consultar processos, medir a gestão do tempo e fazer a relação do processo anterior e atual, para avaliarmos se a empresa obteve resultados positivos e favoráveis.
Por fim, após todas as análises os consultores do time sugerem mudanças e planos de ação que podem ser adotados para otimização dos processos do empreendimento.
Eles precisam conter o porquê, como e o que fazer para atingir essa melhoria. Assim, existem algumas ferramentas que possibilitam a visualização mais assertiva desses planos de ação, como por exemplo o Golden Circle, que é capaz de processualizar essas restrições.
Autor: Pedro Brum – Consultor de Projetos
