Passos para uma gestão de processos eficiente

Na sua empresa, todos os funcionários têm conhecimento sobre os processos que devem realizar? Sabem como identificar gargalos e priorizá-los? Leia o texto a seguir e descubra como uma gestão de processos eficiente pode impactar a sua empresa.

O que é a gestão de processos?

Anteriormente, as empresas dividiam-se em departamentos, setores e seções enrijecidas, nas quais não havia comunicação entre essas divisões. Contudo, o aumento da concorrência e as crescentes exigências dos clientes proporcionaram uma mudança nesse ambiente, como forma de manter a competitividade.

Dessa forma, muitas organizações perceberam que o foco da mudança deve ser a própria gestão. Deve haver maior comunicação entre áreas diferentes, pois raramente uma atividade é realizada apenas por um setor da empresa.

Assim, podemos dizer que a gestão de processos nada mais é do que a interação entre as várias tarefas realizadas em uma empresa, dividida em setores. Logo, para manter-se atualizado em relação às tendências, as empresas devem rever, melhorar e padronizar seus processos, buscando sempre satisfazer as necessidades de seus clientes.

Como essa prática pode impactar a sua empresa?

Agora que você já sabe o que é uma gestão de processos, entenda como ela pode impactar a sua empresa.

É preciso definir prioridades e tomar decisões estratégicas que contribuam para a resolução das tarefas em menor tempo. Assim, trabalhadores concentrados eliminam retrabalhos e tornam as tarefas automatizadas, caracterizando, assim, uma gestão de processos eficiente.

Dessa maneira, a otimização do tempo também tem como consequência a rapidez na tomada de decisão. A gestão de processos estimula a análise de dados e a mensuração de resultados, que pode ser feita por meio de indicadores de desempenho, por exemplo. 

Além disso, há maior integração entre as diversas áreas, fato que proporciona a diminuição de problemas nos processos da organização, a redução de custos e o aumento da qualidade. Isso acontece porque a gestão de processos confere maior simplicidade e agilidade às atividades. 

Como implantar uma gestão de processos eficiente?

Agora que você já sabe a importância de uma gestão de processos eficiente, iremos te mostrar alguns passos para implementar esse modelo na sua empresa.

1° – Mapas e detalhes

Uma das primeiras etapas é realizar o Mapa Geral de Processos, de modo a conhecer todos os processos da organização e avaliar quais agregam ou não valor ao produto. 

Em seguida, pode-se reduzir, ou até mesmo excluir da produção, aqueles que não agregam valor. Já as fases que agregam, podem ser analisadas para verificar se estão sendo feitas de acordo com as exigências do cliente.

O mapeamento de processos é feito com a simbologia dos fluxogramas. Para que esse mapa estabeleça uma vantagem para a empresa, é necessário que contenha algumas informações, como as principais atividades e tarefas e os limites do processo descrito.

Além disso, esse mapa deve conter o resultado esperado em cada processo e a avaliação de cada etapa. Essa avaliação funciona como uma inspeção e é importante para verificar se os produtos estão sendo feitos com a qualidade desejada.

2° – Indicadores de Desempenho

O objetivo da gestão de processos é a melhoria e otimização dos processos da empresa. E para isso acontecer, é necessário realizar um monitoramento contínuo através de indicadores de desempenho.

Os indicadores (KPIs) são úteis para aumentar o aprendizado, enriquecer as análises e o autoconhecimento da empresa, além de influenciarem a geração de ideias. Desse modo, é necessário escolhe-los bem, além de manter o acompanhamento para que não tragam consequências negativas, como a pressão dos colaboradores e a burocracia nos processos.

3° – Treinamento

É importante que a empresa adote uma nova postura para garantir que a gestão de processos seja eficiente. Não é suficiente que existam equipes internas de controle para revisar as práticas. É preciso conscientizar os colaboradores sobre a importância do fluxo de atividades definido.

É importante treinar os membros da empresa sempre que necessário, visando realizar uma gestão de processos de forma planejada, com seus objetivos de curto, médio e longo prazo. Assim, estamos falando de uma cultura em transição e que precisará de acompanhamento.

4° – Melhoria Contínua

A melhoria contínua, também conhecida como Kaizen, é uma prática adotada pelas empresas que tem como objetivo a melhoria de seus processos. Dessa maneira, o Kaizen é um processo cíclico, afinal, a todo momento surgem novas oportunidades de melhoria nas organizações.  

Então, para que isso ocorra, é preciso checar o que está dando certo e o que não está funcionando no processo. Gargalos, não-conformidades e atrasos precisam ser apontados pelos colaboradores.

Em seguida, após a identificação das atividades críticas, é necessário estabelecer objetivos de curto, médio e longo prazo. Nesse sentido, a melhoria contínua também é um processo cultural, pois trata-se de modificar a cultura da empresa, acima de melhorar seus processos. Assim, será possível impactar a gestão de qualidade exercida na empresa.

Por meio de técnicas que permitam a redução de custos, o aumento da qualidade e a otimização do tempo, a gestão de processos torna-se essencial para o sucesso da sua empresa. 

Ademais, uma gestão de processos eficiente proporciona um diferencial para o seu negócio. Vamos marcar uma reunião de diagnóstico gratuita com duração média de meia hora para entendermos a situação da sua empresa e sabermos como podemos te ajudar? Para marcar uma reunião com nossa empresa basta entrar em contato conosco pelo whatsapp ou pelo formulário do site.

Texto por Ana Júlia Guimarães Policastro (Linkedin)

Referências Bibliográficas:

https://www.projectbuilder.com.br/blog/gestao-por-processos/

https://robsoncamargo.com.br/blog/Gestao-de-processos-passo-a-passo 

https://artia.com/blog/quais-os-passos-fundamentais-para-implantacao-de-gestao-por-processos-nas-organizacoes/