Qual a importância de se ter processos bem definidos?
O contexto atual de sobrevivência dos empreendedores no país é alarmante, e segundo o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), 1 a cada 4 empresas fecha antes de completar dois anos Muito disso ocorre, pelo lucro esperado não ser alcançado, tanto por se ter processos mal definidos, um clima organizacional prejudicado e processos pouco otimizados, gerando desperdícios desnecessários.
O que fazer com tais gargalos?
Entendendo a importância e as consequências dos gargalos citados, e sabendo que grande parte deles são ocasionados pela inexistência de uma boa definição e padronização de processos em uma empresa, portanto tais gargalos devem ser eliminados dos processos nos empreendimentos.
Como?
São utilizados métodos das áreas de engenharia de produção e gerenciais, juntamente de ferramentas e indicadores da qualidade, além de apoio e auxílio de professores referências na área de engenharia de produção. Tudo isso para executar um mapeamento eficiente e um redesenho ainda melhor capaz de promover uma verdadeira otimização dos processos.
Como é feito o mapeamento?
O início do projeto consiste em um mapeamento de todos os processos e fluxos dos diferentes setores da empresa. Posteriormente, um fluxograma de processos é criado, de forma a ficar o mais “visual” possível, para um fácil entendimento da equipe e do cliente. Também, tais processos possibilitam uma visão ampla e geral de como a empresa e seus respectivos fluxos estão funcionando, contribuindo para a otimização dos processos ao final. Feito isso, o objetivo é colher os insumos necessários para serem usados no redesenho dos processos e nas demais etapas do projeto.
Realizando o Redesenho
Para se realizar um redesenho coeso e assertivo com a realidade e as expectativas do cliente, é fundamental que o mapeamento e o fluxograma de processos tenham sido completos e bem feitos. A partir disso, são usadas ferramentas da qualidade, da área da engenharia de produção, objetivando dados qualitativos e quantitativos que sejam concretos. Assim, o redesenho consiste em uma mudança de todos processos e fluxos, nos quais a partir das análises feitas, foram vistos pontos de melhoria e otimização.
Indicadores da qualidade
A importância dos indicadores da qualidade é compreendida, uma vez que são ferramentas utilizadas para medir e acompanhar o desempenho de uma empresa, sendo possível de se avaliar a situação real dela em comparação com a pretendida.
Dessa forma, indicadores para se medir eficiência, eficácia, ou outros atributos vistos como necessários são criados. É realizado um estudo para se decidir os melhores indicadores a serem criados e como serão implementados também.
O objetivo é ter indicadores precisos para se ter planejamento nas tomadas de decisão, capacidade de reação ao surgimento de gargalos e uma capacidade de constante melhoria, além de melhoras no clima organizacional.
Validação e relatórios
Após todo o processo, todas as mudanças e todos os resultados obtidos com o uso das ferramentas de qualidade, o projeto é validado, sendo feito um relatório para auxiliar o entendimento e implementação das ideias. Tendo assim, ao final do mapeamento, um relatório completo e detalhado de todo o projeto. O auxílio de stakeholders é visto como fundamental no projeto, assim, professores referências em suas áreas colaboram e dão suporte na execução dos projetos, garantindo uma qualidade ainda maior no final.
Autor: Pedro Grillo – Gerente de PDI
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